PMC
Platforma ujednoliconej komunikacji umożliwia zaawansowane, zoptymalizowane i skuteczne kontaktowanie się za pośrednictwem poczty e-mail, wiadomości błyskawicznych, głosu, obrazu i transmisji danych. Ta zaawansowana funkcjonalność może stanowić cenne uzupełnienie narzędzi biurowych, aplikacji i procesów biznesowych poprzez zoptymalizowanie metod kontaktowania się użytkowników.
W opinii samej firmy Microsoft produkty i usługi tej platformy tworzą zintegrowaną, niezawodną, bezpieczną i ekonomiczną w eksploatacji infrastrukturę zaspokajającą obecne potrzeby komunikacyjne przedsiębiorstw. System obejmuje następujące produkty:
- Microsoft Office Communications Server 2007. Office Communications Server 2007 bazuje na cieszącym się znakomitą opinią produkcie Microsoft Live Communications Server 2005. Obecna wersja to pierwszy produkt firmy Microsoft łączący funkcje rozszerzonej obsługi protokołu VoIP (Voice over Internet Protocol), korporacyjnego systemu przesyłania wiadomości błyskawicznych, zarządzania obecnością oraz konferencji w sieci Web. Office Communications Server 2007 to zaawansowana, elastyczna, standardowa (wykorzystuje protokół SIP) platforma obsługująca komunikację w czasie rzeczywistym. Umożliwia zarządzanie połączeniami VoIP w oparciu o dane o stanach obecności, dźwiękowe i wizyjne konferencje w sieci Web oraz przesyłanie wiadomości błyskawicznych w granicach całej istniejącej infrastruktury aplikacji, usług i urządzeń
- Microsoft Exchange Server 2007. Nowe funkcje oprogramowania Exchange Server 2007 oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń i ochrony wymagane obecnie przez firmy, dostęp z dowolnego miejsca do poczty e-mail, poczty głosowej, kalendarza i kontaktów oraz pewność sprawnej i ekonomicznej eksploatacji. Narzędzia ujednoliconej komunikacji dostępne w tym programie znacznie wykraczają poza samą obsługę wiadomości e-mail i autonomiczny system poczty głosowej. Obecnie do skrzynki odbiorczej mogą trafiać wiadomości e-mail, wiadomości poczty głosowej i faksy. Ponadto program wyposażono w funkcję głosowej automatycznej recepcjonistki, która umożliwia dostęp do skrzynki pocztowej z dowolnego telefonu
- Usługi zdalne Microsoft Exchange. Uzupełnieniem lokalnych i zewnętrznych rozwiązań poczty e-mail jest grupa czterech odrębnych usług zdalnych. Zapewniają one filtrowanie spamu, wirusów i zawartości (Hosted Filtering), przechowywanie wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych (Hosted Archive), wykonywanie kopii zapasowych wiadomości e-mail i utrzymanie ciągłości dostępu do tych wiadomości (Hosted Continuity) oraz szyfrowanie wiadomości e-mail (Hosted Encryption). Usługi te są co kwartał aktualizowane. Najnowsze aktualizacje obejmują integrację z usługami katalogowymi w celu uproszczenia dostępu ze strony użytkowników
- Microsoft Office Live Meeting 2007. Program Office Live Meeting udostępnia interaktywną przestrzeń w sieci Web, w której użytkownicy mogą wymieniać się plikami, przesyłać strumieniowo pliki dźwiękowe i wizyjne oraz pracować w grupach. Korzystając z tego narzędzia, współpracownicy mogą przeprowadzać burzę mózgów z pomocą programu Microsoft Office PowerPoint, edytować dane w programie Office Word oraz przetwarzać dane liczbowe w programie Office Excel — wszystko w czasie rzeczywistym i niezależnie od miejsc, w których się aktualnie znajdują. W połączeniu z innymi elementami systemu ujednoliconej komunikacji, np. usługami telefonicznymi, programy Live Meeting i Microsoft Office stworzą środowisko kompleksowego współdziałania na żywo
- Microsoft Office Communicator 2007. Communicator 2007 to zintegrowany klient komunikacyjny programu Office Communications Server 2007. Przekazuje informacje o obecności, a po kliknięciu jednego przycisku umożliwia inicjowanie konwersacji za pomocą wiadomości błyskawicznych, bezpośrednich połączeń audio i wideo między komputerami, konwersacji za pomocą wiadomości e-mail lub konferencji w sieci Web. Integracja z programami Exchange i Live Meeting umożliwia planowanie spotkań bezpośrednio z poziomu programu Office Communicator. Z kolei integracja z firmowymi lub publicznymi sieciami telefonicznymi pozwala korzystać z funkcji takich jak sterowanie korporacyjnymi systemami telefonicznymi czy współpraca z systemami dostawców usług telekonferencji głosowych
- Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 to zintegrowany system umożliwiający zarządzanie czasem i informacjami, komunikację ponad granicami oraz sprawowanie kontroli nad napływającymi informacjami. Program wyposażono w nowoczesne mechanizmy pozwalające na centralne przeszukiwanie wiadomości, organizowanie pracy i sprawne dzielenie się informacjami z innymi użytkownikami
- Microsoft RoundTable. RoundTable to urządzenie do obsługi współpracy przy użyciu kanałów dźwiękowego i wizyjnego wyposażone w unikatową kamerę o 360-stopniowym kącie obrotu. W połączeniu z programem Office Communications Server 2007 tworzy niezwykle zaawansowane i kompleksowe środowisko prowadzenia konferencji, które może obejmować wiele lokalizacji. Lokalni i zdalni uczestnicy spotkania widzą ujęcie panoramiczne wszystkich osób w sali konferencyjnej, a także zbliżenia osób zabierających głos
Informacje o obecności: wiedza o dostępności współpracowników
Dzięki informacjom o obecności inne osoby wiedzą, gdzie aktualnie znajduje się dany użytkownik (np. przy komputerze, z dala od komputera, jest zajęty, uczestniczy w spotkaniu, wyszedł na obiad itd.). Publikowanie informacji o obecności ułatwia potencjalnym rozmówcom nawiązanie kontaktu w najodpowiedniejszym czasie. System zawiera pewne mechanizmy automatyzacji. Jeśli na przykład użytkownik nie dotknął klawiatury lub myszy przez określoną liczbę minut, stan jego obecności zmienia się na „z dala od komputera”. Narzędzia współpracy programu Office Communications Server z funkcjami kalendarza w programie Microsoft Exchange oraz systemami telefonii bazującymi na centralach PBX lub adresach IP umożliwiają również automatyczne upublicznianie innych informacji o stanie, np. „w trakcie spotkania”, „w trakcie rozmowy”, „poza biurem” czy „wolny za x godzin”. Te zaawansowane informacje o obecności umożliwiają jeszcze sprawniejszy kontakt między współpracownikami. Jeśli odbiorca jest dostępny w trybie online, nadawca może kliknąć jego ikonę obecności i wysłać wiadomość błyskawiczną. Przy dostępnej funkcjonalności telefonii internetowej kliknięciem myszy można również zainicjować połączenie telefoniczne z innym komputerem. Jeśli odbiorca jest w podróży, to aby się z nim skontaktować, wystarczy kliknąć ikonę stanu obecności w celu ustalenia numeru jego telefonu komórkowego i zadzwonić do niego lub po prostu wysłać mu wiadomość błyskawiczną. Jeśli odbiorca nie jest dostępny w trybie online, można mu wysłać wiadomość e-mail lub zostawić wiadomość głosową. Odbiorca odbierze taką wiadomość jako plik WAV osadzony w wiadomości e-mail i może na niej wykonywać różne operacje w programie Outlook. Opisane możliwości pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu obu stronom. Dzięki informacjom o obecności nadawca nie musi podejmować prób nawiązania kontaktu różnymi metodami, zanim uda mu się dotrzeć do żądanej osoby. Z kolei odbiorca nie musi czytać tej samej wiadomości wysłanej pocztą e-mail, przez komunikator i na skrzynkę poczty głosowej. W badaniu przeprowadzonym przez firmę Forrester 59% wszystkich pracowników stwierdziło, że dostępność tej funkcji pozwoliłaby im zaoszczędzić ponad 15 minut dziennie.
Wiadomości błyskawiczne: szybszy kontakt
Usługa wiadomości błyskawicznych to mechanizm umożliwiający wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem Internetu lub w sieci firmowej. Odbiorca zazwyczaj widzi na swoim komputerze alert o nadejściu nowej wiadomości wraz z informacją o nadawcy. Firmowe systemy obsługi wiadomości błyskawicznych realizują tę funkcjonalność w granicach firmy, a coraz częściej również poza nimi, wprowadzając poziom bezpieczeństwa nieznany w publicznych systemach komunikatorów takich jak Gadu-Gadu czy Google Talk. Komunikacja za pomocą wiadomości błyskawicznych zastępuje sekwencję wymiany wiadomości e-mail: konwersacja jest prowadzona tylko z wybranymi osobami. Zależnie od kontekstu i potrzeb uczestnicy takiej konwersacji mogą porozumiewać się wyłącznie w ten sposób, nawiązać rozmowę telefoniczną lub zainicjować wspólną sesję za pomocą programu Live Meeting. Program Office Communications Server 2007 pozwala użytkownikom z wewnątrz firmy łączyć się za pomocą wiadomości błyskawicznych także ze znajomymi w innych firmach — również wyposażonych w infrastrukturę OCS — i sieciach publicznych w ramach modelu komunikacji zwanego „federacją”.
Konferencje w sieci Web i wideokonferencje: oszczędność pieniędzy i czasu
Konferencje w sieci Web i wideokonferencje usprawniają proces podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym dzięki prostym mechanizmom konfiguracyjnym, udostępnieniu łączy do funkcji zarządzania obecnością oraz możliwości inicjowania konferencji jednym kliknięciem myszy. Wartość wideokonferencji rośnie wraz z redukcją czasu potrzebnego na ich organizowanie. 60% pracowników ankietowanych na potrzeby raportu Forrester stwierdziło, że możliwość spontanicznego przygotowania konferencji pozwoliłaby im zaoszczędzić od 1 do 5 godzin tygodniowo.
Wideokonferencje pozwalają także ograniczyć koszty podróży służbowych. Coraz częściej zastępują wyjazdy na spotkania wewnętrzne oraz spotkania z klientami, dostawcami czy partnerami handlowymi. Firmy, do których Forrester zwrócił się, podawały wiele przykładów użycia programu Live Meeting do organizowania spontanicznych sesji pracy zespołowej z osobami znajdującymi się w różnych regionach, krajach i strefach czasowych. Okazało się też, że aplikacja często służy jako narzędzie współpracy z klientami, partnerami handlowymi i dostawcami. Ponadto koszty sprzętu wideo spadły do poziomu umożliwiającego zastosowanie bezpośredniej komunikacji wizualnej za pomocą komputerów przy rozwiązywaniu sytuacji kryzysowych.
Większość z ankietowanych firm, mając na uwadze również bardziej skomplikowane i wymagające sytuacje, jest na etapie pilotażowego wdrażania systemu Microsoft RoundTable — modułu wizualno-dźwiękowego wyposażonego w kamerę o 360-stopniowym kącie obrotu. Urządzenie to pozwala na prowadzenie konferencji obejmujących wiele lokalizacji, oferując panoramiczne ujęcie wszystkich osób we wszystkich salach konferencyjnych oraz zbliżenia osób zabierających głos.
Protokół VoIP (Voice Over Internet Protocol)
Funkcjonalność VoIP realizowana w warstwie programowej umożliwia prowadzenie rozmów telefonicznych za pośrednictwem sieci bazującej na protokole IP zamiast przy użyciu tradycyjnej infrastruktury telefonicznej z centralkami PBX. Komunikację głosową można połączyć z funkcjami poczty e-mail, kalendarza, poczty głosowej/ujednoliconej komunikacji, komunikatora i konferencji, tworząc jedno wspólne środowisko komunikacyjne zastępujące fragmentację typową dla tradycyjnych systemów stosowanych obecnie. Ponadto infrastruktura VoIP może znacznie zmniejszyć koszty rozmów telefonicznych. Firmy, dzięki rozwiązaniom UC mogą realizować wdrożenia aplikacyjnych systemów telefonii internetowej obejmujących m.in. obsługę bezpośredniego dzwonienia między komputerami za pomocą różnych urządzeń oraz integrację komunikacji za pomocą poczty e-mail, wiadomości błyskawicznych i konferencji.
Inicjowanie kontaktu jednym kliknięciem myszy
Nieuchronnie zbliżamy się do momentu w ewolucji systemów, gdy wystarczy znaleźć imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, a natychmiast zostaną wyświetlone wszystkie dostępne formy kontaktu z daną osobą. Niektóre firmy myślą o wprowadzeniu dla swoich pracowników pojedynczych identyfikatorów, pod którymi będą zebrane wszystkie informacje kontaktowe (nawet o kwalifikacjach danej osoby) przechowywane w usłudze Active Directory, w tym dane usług komunikacyjnych stosowanych w firmie (telefony stacjonarne i komórkowe, konferencje, wiadomości błyskawiczne, poczta e-mail, kalendarz). Odnajdowanie właściwej osoby przebiega znacznie szybciej, a integracja informacji o obecności w aplikacjach pakietu Microsoft Office pozwala zoptymalizować proces ustalania jej dostępności oraz nawiązywania kontaktu za pomocą preferowanego narzędzia odpowiedniego dla danej sytuacji. Ponadto firmy coraz częściej wbudowują funkcje wyświetlania stanu dostępności we własnych aplikacjach biznesowych, umożliwiając inicjowanie kontaktu jednym kliknięciem myszy z tych aplikacji.
Mobilność
W niektórych podmiotach funkcje obsługi mobilności to ważny składnik systemu ujednoliconej komunikacji, podczas gdy w innych jest to pakiet pomocniczych opcji dla wybranych użytkowników. Pewne urządzenia komórkowe mogą być wyposażane w klienta OCS, co oznacza możliwość zintegrowania telefonu z korporacyjnymi usługami zarządzania dostępnością, przesyłania wiadomości błyskawicznych i poczty e-mail. Ponadto na urządzeniach przenośnych z systemem Windows można otwierać i modyfikować załączniki wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych oraz inne dokumenty programów Word, Excel i PowerPoint.