Każda Organizacja to powiązana wzajemnie „sieć” relacji biznesowych i procesów realizowanych przez poszczególne funkcje biznesowe mających na siebie wpływ, a praca realizowana w ramach jednego departamentu / działu, czy wydziału stanowi punkt wyjścia dla innego. Stąd potrzeba stworzenia takiego narzędzia, które bedzie wspierać funkcjonowanie organizacji.
Business Process Optimalization jest narzędziem do dokumentowania, analizowania i wprowadzania zmian w procesach. Jest systemem dla każdej organizacji będącej w fazie dynamicznego rozwoju.
Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia BPO:
- zapewnienie spójności działań operacyjnych ze strategią organizacji
- optymalizacja kosztów
- podniesienie efektywności
- szybka identyfikacja zagrożeń i ciągłe doskonalenie
- wyeliminowanie tzw „obszarów nieobsługiwanych” i „wąskich gardeł” w procesach
- elastyczność w reagowaniu na zmiany
- zwiększenie wydajności
- zwiększenie bezpieczeństwa organizacji
- podniesienie motywacji pracowników
Biznes Process Optimization (BPO) składa się z trzech elementów:
1) Map procesów będących formą graficznych reprezentacji funkcjonowania procesów, przedstawiających, jakie działania wchodzą w zakres procesów i jak działania te są ze sobą powiązane, prezentując tym samym ich następstwa oraz korelacje.
2) Narzędzi wspierających zarządzanie procesami, które w sposób inteligentny zapewniają zebranie, odwzorowanie, zmierzenie i przetworzenie danych pochodzących w wielu źródeł, pozwalając tym samym na ich wizualizację oraz przeprowadzenie analiz zmierzających do optymalizacji procesów.
3) Narzędzi wspierających kontrolę funkcjonowania przedsiębiorstwa, tj. gromadzenie i badanie informacji z obszarów takich jak: produkt/usługa, organizacja przedsiębiorstwa, finanse czy efektywność procesów biznesowych.
Elementy te pozwalają między innymi na:
- bardziej wydajne działania operacyjne zgodnie z udokumentowanymi procesami,
- usprawnienie obecnych procesów,
- jednolity stan wiedzy o procesach na poziomie Firmy oraz możliwość szybkiego dzielenia się tą udokumentowaną wiedzą z innymi działami, np. z Pionem Informatyki dla realizacji zmian w systemach informatycznych wspierających bieżące i przyszłe funkcjonowanie,
- możliwość oceny procesów i zdiagnozowania ewentualnych tzw. „wąskich gardeł” w procesach.